Digital signering av årsredovisning

I ett alltmer digitalt samhälle utvecklas digitala processer samtidigt som traditionell post och pappershantering successivt börjar höra till det förgångna. Digital inlämning av årsredovisning till Bolagsverket har blivit allt vanligare bland svenska aktiebolag och förväntas inom några år vara det enda möjliga inlämningssättet. För att processen ska vara korrekt och juridiskt giltig krävs att vissa steg följs i rätt ordning – särskilt när det gäller signering av dokument.

Till skillnad från traditionell papperssignering finns det ett antal krav som måste uppfyllas för att en digital signatur skall vara juridiskt giltig.

I Sverige är en elektronisk signatur juridiskt giltig om den uppfyller kraven enligt EU:s eIDAS-förordning, som även gäller som lag i Sverige. Det finns tre nivåer av elektroniska signaturer: enkel, avancerad och kvalificerad. Den kvalificerade elektroniska signaturen har samma rättsliga status som en handskriven underskrift och kräver ett kvalificerat certifikat samt en säker signaturframställningsenhet.

I praktiken används dock ofta enklare lösningar som ändå är juridiskt bindande i många sammanhang – och här spelar BankID en central roll. BankID är den mest använda e-legitimationen i Sverige och fungerar som en elektronisk identifiering och signatur i en mängd olika digitala tjänster, både offentliga och privata. Det används dagligen av miljontals svenskar för att logga in på myndigheter, banker, vårdtjänster och för att skriva under avtal och dokument digitalt.

BankID räknas som en avancerad elektronisk signatur enligt eIDAS-förordningen. Det innebär att den är knuten till undertecknaren på ett unikt sätt, gör det möjligt att identifiera personen och är kopplad till data så att ändringar kan upptäckas. Även om BankID inte är en kvalificerad signatur enligt strikt juridisk definition, har den i praktiken ett mycket högt bevisvärde och accepteras i stort sett överallt i Sverige.

Skatteverket, Bolagsverket och andra myndigheter godkänner BankID som tillräcklig för att exempelvis deklarera, ansöka om bidrag eller skriva under handlingar. Det är också möjligt att använda BankID när man företräder ett företag, förutsatt att man är firmatecknare eller registrerad som ombud.

Det pågår även diskussioner i riksdagen om att införa ett statligt alternativ till BankID, för att säkerställa tillgång till e-legitimation för alla, inklusive personer som idag har svårt att få tillgång till BankID, till exempel vissa äldre, nyanlända eller personer utan svenskt personnummer.

Vid slutet av ett räkenskapsår ska varje organisation upprätta bokslut för att sedan lämna in en årsredovisning samt inkomstdeklaration till Bolagsverket respektive Skatteverket. Dessa skickas in till ovannämnda myndigheter då årsredovisningen är en offentlig handling samt för att beräkna korrekt skatt på årets resultat.

Trots att det låter simpelt krävs det att datering och händelser sker i rätt ordning för att myndigheterna skall godkänna mottagandet av årshandlingarna. Om dateringen inte överensstämmer med kravet på händelsernas ordning kommer Bolagsverket inte att godkänna mottagandet.

Allt fler använder sig av digitala signeringstjänster för undertecknandet av handlingar i sin verksamhet. Vad som kanske inte är känt för allmänheten är dock att såväl ABL, lagen om ekonomiska föreningar och Stiftelselagen ställer krav på att signeringarna skall ske med en avancerad elektronisk signatur, vilket innebär att en sådan signeringslösning måste tillämpas för att exempelvis styrelseprotokoll, stämmoprotokoll och årsredovisningar skall vara upprättade i enlighet med lagkrav. Ett styrelseprotokoll som är undertecknat med en enklare lösning för digitala signeringar kan vid exempelvis en framtida rättslig process anses sakna undertecknande, vilket potentiellt sett kan få negativa konsekvenser. Du kommer också sannolikt få ett föreläggande om fel i årsredovisningen vid inlämning av en årsredovisning som är undertecknad med en enklare signeringslösning till Bolagsverket.

Något som också ofta renderar i förelägganden vid inlämning av årsredovisning till Bolagsverket, är att handlingar saknas eller är undertecknade i fel ordning. Av denna artikel framgår de steg som skall genomföras i samband med inlämningen. Är du fortsatt osäker rekommenderar vi att du tar hjälp av din revisor eller redovisningskonsult.

Vi kan även notera att andelen årsredovisningar som lämnas in digitalt till Bolagsverket ökar för varje år som går och förväntas inom en snar framtid bli ett obligatorium för de flesta företag. För dig som företagare kan det därför vara hög tid att se över de systemstöd du eller din redovisningsbyrå har för upprättandet av årsredovisning. En digital inlämning är endast möjlig i ett iXBRL-format, och förutsätter att årsredovisningen är upprättad i en mjukvara som stöder detta.